Une pratique répandue, désormais condamnée

Depuis des années, une pratique s'est installée dans les relations entre bailleurs institutionnels et locataires commerciaux, notamment dans les centres commerciaux : face à une demande de justificatifs de charges, le propriétaire répond qu'il est possible de venir consulter les pièces à son siège social. Parfois, on y accède difficilement, noyé dans une masse de documents. Parfois, on ne peut en prendre copie. Parfois, on y envoie un auditeur à ses propres frais pour tenter de comprendre ce que l'on paie.

La Cour de cassation vient de mettre fin à cette pratique, dans un arrêt du 29 janvier 2026 (pourvoi n° 24-14.982), en posant une règle d'une clarté absolue : le bailleur doit adresser les justificatifs au locataire qui les demande, sans pouvoir se borner à les tenir à sa disposition.

Un contentieux ancien, une solution longtemps attendue

La question des charges locatives dans les baux commerciaux n'est pas nouvelle. Depuis au moins deux décennies, les locataires commerçants se plaignent de la progression continue des charges, en particulier dans les grands ensembles commerciaux, et de l'impossibilité pratique d'en vérifier le bien-fondé. Ce déséquilibre informationnel a longtemps profité aux bailleurs : celui qui détient les données contrôle le débat.

La réforme opérée par la loi du 18 juin 2014 et son décret d'application du 3 novembre 2014 a tenté d'y remédier en introduisant deux articles au sein du statut des baux commerciaux, aux articles L. 145-40-2 et R. 145-36 du Code de commerce. Ces textes sont d'ordre public. Toute clause contractuelle qui y contrevient est réputée non écrite.

Comprendre la distinction fondamentale : liquidation et justification

Le régime légal repose sur deux obligations distinctes que l'on confond souvent, à tort.

La première est la liquidation annuelle des charges : le bailleur doit communiquer au locataire un état récapitulatif annuel, au plus tard le 30 septembre de l'année suivante, ou dans les trois mois de la reddition des charges de copropriété pour les immeubles concernés. Ce document, établi par le bailleur lui-même sous forme de tableau, est purement informatif. Il n'a aucune valeur probante. La Cour de cassation l'a rappelé dans ce même arrêt du 29 janvier 2026 : un simple tableau récapitulatif ne constitue pas une preuve des charges réelles.

Condamner un locataire à payer un solde de charges sur la seule foi d'un tel tableau est contraire au droit.

La seconde obligation est la justification des charges. Une fois le compte établi, le locataire peut demander au bailleur de lui transmettre tous les documents probants permettant de vérifier la nature et le montant des charges imputées. C'est à ce stade que l'arrêt du 29 janvier 2026 prend toute sa portée : cette communication doit être effective. Le bailleur ne peut pas se contenter de dire qu'il tient les pièces à disposition.

La charge de la preuve pèse entièrement sur le bailleur

C'est le second principe affirmé avec netteté par la Cour de cassation : pour conserver les sommes versées au titre de provisions sur charges, ou pour en réclamer le complément, le bailleur doit justifier de l'existence et du montant des charges exigibles.

Ce n'est pas au locataire de prouver que les charges sont infondées. C'est au bailleur de démontrer qu'elles sont dues. À défaut de justificatifs, les provisions encaissées doivent être remboursées. Cette règle découle directement des principes fondamentaux du droit des obligations : tout paiement suppose une dette, et celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver.

Ce que les bailleurs ne peuvent plus faire

Les clauses du bail qui obligent le locataire à se déplacer pour consulter les pièces sont désormais réputées non écrites. De même, les dispositions qui lui interdiraient d'en prendre copie sont privées d'effet.

La communication des justificatifs signifie une transmission effective, qu'elle soit papier ou dématérialisée. L'argument selon lequel le volume de documents serait trop important pour être envoyé ne saurait prospérer : les bailleurs professionnels, souvent rémunérés pour leur gestion via des honoraires techniques, ont l'obligation d'organiser leur documentation de façon structurée et communicable.

La loi de 2014 les y invitait déjà. Dix ans plus tard, ceux qui n'ont pas mis leur organisation en conformité s'exposent à devoir rembourser l'intégralité des provisions encaissées.

Les pièges à éviter pour le locataire

L'absence de sanction légale attachée au retard de communication de l'état récapitulatif annuel est une réalité que peu de locataires connaissent, et qui peut les surprendre. La Cour de cassation l'a confirmé dans un second arrêt du même jour (pourvoi n° 24-16.270) : le fait que le bailleur n'ait pas transmis l'état de charges dans le délai légal ne l'oblige pas à rembourser les provisions si, in fine, il justifie des charges réelles devant le juge. Cette règle peut paraître sévère pour le locataire, mais elle signifie aussi que le contentieux se déplace vers la qualité des justificatifs produits, et non vers le simple respect d'un calendrier.

En revanche, le bailleur qui procède à une régularisation tardive et brutale, en réclamant soudainement plusieurs années de charges sans préavis, peut être condamné à des dommages et intérêts si le locataire démontre un préjudice de gestion réel, notamment le fait d'avoir été maintenu dans l'illusion d'un niveau de charges bien inférieur à la réalité. Des juridictions ont par ailleurs jugé que la clause résolutoire ne peut pas être invoquée de bonne foi pour un rappel de charges que le bailleur a lui-même tardé à régulariser.

La question des délais de prescription

L'action du locataire en répétition de charges indûment payées est soumise à des délais qu'il ne faut pas négliger. La question de la prescription biennale, applicable depuis la réforme de 2014 au statut des baux commerciaux, se pose avec acuité lorsque le bailleur n'a pas communiqué les justificatifs demandés. Or la prescription ne devrait pas courir contre celui qui ignore l'existence même du fait donnant naissance à son droit. Permettre à un bailleur de se prévaloir de la prescription en ayant lui-même refusé de communiquer les pièces revient à le récompenser de sa propre carence. Cette logique devrait prospérer devant les juges, mais elle n'est pas encore définitivement tranchée.

Ce que cette jurisprudence change concrètement

Tout locataire commercial qui reçoit depuis des années des appels de charges sans jamais avoir obtenu les pièces justificatives correspondantes dispose aujourd'hui d'un levier réel pour remettre en cause les sommes facturées. La demande de communication des justificatifs, formalisée par écrit, constitue le point de départ d'une procédure structurée qui peut aboutir, en cas de refus ou de communication incomplète, à la répétition des provisions indûment versées, voire à une action en responsabilité.

Mais ce levier n'est efficace qu'à condition d'être activé au bon moment, avec la bonne méthode. La qualification des charges récupérables, la distinction entre travaux d'entretien et travaux de construction, la vérification que les ravalement ou réparations facturés n'ont pas été prescrits par l'administration, l'analyse des honoraires techniques imputés au locataire : autant de sujets qui supposent une lecture attentive du bail et une maîtrise des règles du statut. Les enjeux financiers peuvent être considérables, surtout dans les emplacements commerciaux de premier rang où les charges atteignent parfois des montants comparables au loyer lui-même.

Le cabinet accompagne ses clients dans l'audit de leurs charges locatives, la contestation des sommes injustifiées et la mise en œuvre des procédures de restitution prévues par la loi.